Kontekst projektu
Nasza agencja partnerska Jung von Matt / Limmat w ramach realizacji swojej strategii digitalizacji i budowania przyjaznego miejsca dla pracowników zwróciła się z propozycją współpracy przy budowie platformy intranetowej dla pracowników Q zoptymalizowanej pod urządzenia mobilne.
Wyzwanie
JvM Limmat po warsztatach wewnętrznych i brainstormach z udziałem pracowników wypracował koncepcję platformy wewnątrzfirmowej, jako odpowiedzi agencji na potrzebę digital transformation i usprawniania procesów wewnętrznych. Cele jakie przyświecały agencji z Zurychu:
(1) Wypracowanie wspólnego rozumienia współpracy.
(2) Dzielenie się wiedzą we wszystkich dyscyplinach.
(3) Promowanie aktywnej kultury informacji zwrotnej (feedback).
(4) tworzenie możliwości rozwoju osobistego.
(5) Urzeczywistnienie tożsamości JvM (wizji, zasad i zmian).
W krótkim czasie, bo w ciągu 10 tygodni przy pełnym zaangażowaniu naszego zespołu Technologii musieliśmy zbudować działającą platformę opartą o wiele zróżnicowanych narzędzi zewnętrznych. Był to projekt o dużym stopniu skomplikowania i wymagający dużego wysiłku organizacyjnego, tak aby udało się to zrobić w przewidzianym czasie.
Realizacja
Platforma łączy codzienne narzędzia pracy, jak:
- Microsoft Active Directory służący do autoryzacji i zarządzanie dostępami pracowników,
- CRM - Vertec,
- narzędzie do planowania pracy - Forecast,
- narzędzie do śledzenia czasu pracy - Harvest,
- wizualizacji danych - Tableau
Rezultaty
Q obsługuje aktualnie 123 pracowników i współpracowników JvM. Ułatawia on codzienną pracę poprzez scentralizowanie wielu procesów. Pracownik może w wygodny sposób na swoim telefonie zgłosić nieobecność w pracy, może dowiedzieć się o nadchodzących projektach, dowiedzieć się więcej o klientach, czy poznać lepiej wybranego współpracownika. Ponadto każdy może podzielić się ciekawą, czy inspirującą informacją / linkiem z innymi w części blogowo-społecznościowej oraz wziąć udział w anonimowych badaniach z satysfakcji z pracy.
Każdego dnia z Q korzysta 98% pracowników, dochodzi wówczas do średnio 200 interakcji i pojawienia się 3 nowych postów. Aplikacja usprawniła jakość obiegu informacji i procesy onboardingu.
Moduły i funkcjonalności
Moduł Mein Tag pełni rolę dashboardu. Znajduje się tu przede wszystkim podsumowanie dotyczące bieżącego dnia pracy: informacja o nieobecnościach i urodzinach innych pracowników oraz zaplanowane wydarzenia (Weekly MoRu). Dashboard pokazuje ponadto informacje o zaplanowanych godzinach pracy z wyszczególnieniem konkretnych projektów oraz % obciążenie w bieżącym tygodniu. Ponadto pracownik może zobaczyć też aktualne informacje i wpisy innych pracowników, bądź dodać samodzielnie własny.
Moduły blogowe pozwalają na wewnętrzną komunikację dotyczącą ważnych dla agencji i pracowników tematów. Pracownicy mają możliwość dodawania własnych treści, dzielenia się wiedzą i przemyśleniami, komentowania innych wpisów i dodawania polubień. Posty są podzielone na kategorie i mogą zostać dodane zarówno z poziomu aplikacji, jak też z poziomu CMSa przez administratorów. Posty przypominają swoim charakterem wpisy na Facebooku zarówno, co do wyglądu, jak i oferowanych funkcjonalności: mogą to być zarówno wideorelacje, jak i ankiety, proste wpisy, jak też galerie i linki do zewnętrznych zasobów.
Ta część modułów gromadzi wiedzę agencji dotyczącą trendów, narzędzi i inspiracji, pozwala to na przepływ informacji między pracownikami oraz na dzielenie się nimi i dyskutowanie o nich. Dzięki systemowi tagów, podkategorii i filtrów posty są pokategoryzowane i tworzą strukturę wewnętrznego agencyjnego kompendium.
Moduł ten pozwala na wyszukiwanie i przeglądanie informacji o konkretnych współpracownikach. Pracownicy mogą w szybki sposób skontaktować się z wybranymi współpracownikami, czy dowiedzieć się więcej o projektach w których biorą oni udział. Ponadto moduł pozwala na lepsze poznanie danej osoby, jej zainteresowań, czy przygotowanie się na nadchodzące urodziny lub rocznicę pracy w firmie.
Jest to moduł zawierający informacje o aktualnych i archiwalnych klientach oraz projektach. Pracownicy mogą wyszukiwać i przeglądać informacje zawierające dokumentację projektową, cenne rady, doświadczenia z zakończonych projektów. Ponadto moduł pozwala na filtrowanie projektów na podstawie m. in. wielkości budżetów i osiągniętych KPI.
Do interesujących treści pracownicy mogą dotrzeć zarówno przy pomocy filtrów i kategorii, jak też korzystając z wyszukiwarki, która działa w sposób inteligentny za pomocą zapytań rozmytych (fuzzy queries), narzędzi do analizy słów kluczowych oraz dynamicznych rankingów wyników wyszukiwania, które mogą zostać spersonalizowane w wyniku śledzenia historii wyszukiwań danego użytkownika. Jest to możliwe przez zastosowanie w projekcie silnika ElasticSearch, który ponadto oferuje najwyższą prędkość wyszukiwania niezależnie od ilości zaindeksowanej treści.
Moduł About składa się z szeregu podmodułów zawierajacych różnorodne informacje na temat firmy:
- wpisy dotyczące nowości,
- opis strategii firmy i wyznawanych wartości,
- opis i dalsze informacje dotyczące Superteamów i Departamentów
- aktualne informacje na temat zdobytych nagród i wyróżnień
Zakres projektu
Utworzenie platformy opartej na istniejącej architekturze JvM/Limmat: integracja wielu usług i platform w celu nadbudowania nad nimi platformy pracownika Q (czy Mitarbeiter, niem. Pracownik) dla pracowników JvM w Zurychu.
Przygotowanie middleware integrującego i przekazującego dane poprzez API do stworzonej przez nas platformy wewnętrznej. Q zarządzane jest przez wdrożony i zmodyfikowany przez nas Neos CMS z bazą MySQL i noSQLową bazą Elastic Search służącą do obsługi, indeksowania i wyszukiwania zasobów.
